会议整体策划

 

根据会议服务的结构,我公司提供的会议整体策划服务分为会前、会中和会后三个部分。

  1、会前服务:

(1)确定会议的时间、地点,制定会议日程及会议网站建设等

(2)会场选址及与会者的住宿、交通、旅游安排

(3)会议服务人员岗位任务安排

(4)确定会议流程,会议及晚宴会场的布置,文艺节目演出安排(会场布置包括:背景板、舞台搭建、音响设备、投影设备、同传设备、LED屏等相关设施的安装等)

(5)各类会务用品制作(如胸牌、背景板、会刊、礼品的设计制作等)

  2、会中服务

(1)会议现场指挥调度和协调

(2)会议代表的报到注册、收取会费、派送会议文件及会议礼品

(3)迎宾礼仪、会议接站、住宿就餐的指引及安排

(4)会中的翻译(笔译、口译)、速记工作安排

(5)会议期间的旅游安排及票务工作

3、会后服务

(1) 会议财务结算 (2)会议文件归档 (3)客户跟踪会场选址及住宿

会场的选择要根据会议的性质,规模,与会者情况,可供选择会场的会议住宿、交通、接待条件等众多方面来决定。根据多年的策划经验,我们认为“方便”是会议选址最重要的要素。

酒店按类型划分主要分为商务型酒店和度假型酒店。

 ♢商务型酒店:

商务型酒店的地理位置、建筑装饰风格、设施设备、服务项目以及员工服务能力都是根据商务人士的消费需求特征加以配置集成。有完善的商务设施,比如传真、复印、音响等视听设备、先进的会议设施,无线上网等信息条件,为不同档次的会议召开,异地工作提供方便快捷的支持。

商务酒店的地理位置具有优越性,一般交通便利,临近商务密集区,便于参加各种商务活动和会议,能接触到一些潜在的商务合作对象。周围知名的特色餐厅林立,有利于宴请宾客。

  ♢度假型酒店:

度假型酒店又称为度假村酒店。度假型酒店可以分为两种,一种是观光度假型酒店,这类酒店多位于海滨、草原、海岛、森林、雪山等拥有独特旅游资源的地方,并且能够提供多种旅游活动和健身活动。另一种则是休闲度假型酒店,不需要有良好的旅游资源,但一定要安静、舒适、绿化环境。度假酒店比商务酒店更需要注重“概念”的包装,品牌的塑造和形象的宣传。好的公关策划比纯粹的广告更有效。

我公司将根据客户的会议要求,提供候选酒店名单及图片。并提供周边经济型酒店、餐馆等相关信息,供主办方参考。

车辆安排

在会议召开期间,接送与会嘉宾以及参会人员是非常关键的一部工作。我司可提供5-9座奥迪、GL8、帕萨特、11-17座商务全顺、瑞丰、金杯、28-39-53←豪华福田、金龙等。

主要业务范围:商务用车、会议用车、机场接送、观光旅游、长途用车。

  会场的设计和布置

会场的设计和布置是一项有明确意图的会务工作,其目的在于创造与会议主题、性质相适应的会场格局、会场气氛。从而有利于实现会议目标。

 1、席位与配套设施的设计和布置

席位与配套设施的设计和布置包括:嘉宾席位的安排、会议名称、桌签、会徽、主席台、灯光、舞台、场景装饰等几个方面。

 ♢会场整体布局

在进行会场布置时,要善于利用人的心理认同感,选择恰当的会场布局。众多与会人员在同一空间里,所处的位置不同,角度不同,心理感受也不同。离主持人近则显得气氛融洽,并对与会者的非会议行为起到抑制作用;反之则不亲切,易走神。因此,日常会议、座谈会等设计为课堂形、U形、马蹄形、圆形、长方形等,便于进行面对面的交流;大中型会议可设计为礼堂形、设主席台,形成会议中心,便于掌握会议。

 

2、会场通道的设计和布置(重要环节,请勿轻视)

会议通道的设计与布置应根据会场整体布局、会议的规模、主席台的方位、入口位置以及消防需要等实际情况而定。国际上一般规定400人以上的会场,其过道宽度为1.8米左右;小型会议则为1.2-1.5米。如果会议要方便台下提问,或需要传递麦克风,最好有两条以上通道。

一些主办方在设计舞台时,通常希望把主席台的墙面全部都布满,这实际上是不符合消防安全规定的。如果主席台的背景板两侧需要安装LED屏或者投影幕布,那幕布与侧面墙之间至少必须要留出1-1.5米的通道。

最前排的椅子与主席台或讲台应有1.2米以上的距离。最常用的礼堂形或半圆形会场中央有一条过道,宽度在1.8米左右,与主席台或讲台距离至少要 2.4米。较大的会议厅里,在前后和中央要各安排一条横穿的通道以满足消防需要。如果第一排椅子前要摆放10000流明以上的投影仪,投影仪到达幕布的直线距离要在4米以上,才能保证良好的投影效果。由于投影仪会发热,一些主办方会考虑使用背投,这样可以把投影仪藏到背景板的后面,此时,背景板与墙面的距离也需要在4米以上。当然,具体情况需要具体分析,欢迎来电来函咨询。

  3、会议常用设施

  会奖旅游

会奖旅游即会展及奖励旅游,是近年来会议、会展发展的新趋势。它包括四个部分:会议(Meeting)、奖励旅游(Incentive)、大会 (Convention)和展览(Exhibition),国际上简称MICE。其中的奖励旅游是指利用会议、大会和展览活动所展开的特殊旅游活动。开展奖励旅游的目的有的是在于开阔与会者视野;有的是给与会者一个了解当地情况的机会,以便公司、企业在当地开展新业务;有的是为了激励优秀员工、经销商或代理商而专门组织的旅游活动。